Безопасность и отсутствие вредных воздействий на рабочем месте позволяет не только сэкономить на выплатах, но и снизить вероятность производственных травм и профессиональных заболеваний. Для улучшения условий для каждого сотрудника, а также соблюдения буквы закона каждый работодатель обязан в установленные сроки организовывать специальную оценку условий труда (СОУТ).
Для ее грамотного проведения нужны правильные действия со стороны владельца компании, которой нужно провести СОУТ, а также сотрудничество со специальной аккредитованной компанией. ГК ТехноПроф организует полное сопровождение при проведении СОУТ: делает все необходимые измерения, пишет отчет и помогает удовлетворить все требования закона.
Что такое специальная оценка условий труда
Специальная оценка условий труда – это буквально проверка каждого места сотрудника на вредность. Проводить ее – требование законодательства, игнорирование которого приведет к административной ответственности. Кроме того, оптимизация рабочих мест позволит сэкономить на выплатах за вредность, подавать меньше отчетности и выиграть многие споры с сотрудниками, если они возникнут.
Необходимость проводить СОУТ указывается ФЗ №426, имеющем соответствующее название. Именно требованиями этого закона следует руководствоваться при подготовке мероприятий по оценке условий.
Цели СОУТ
Своевременная и правильно проведенная СОУТ помогает работодателю существенно сэкономить средства и улучшить условия работы сотрудников.
Цели СОУТ:
- Соблюдение буквы закона: оценка условий труда позволяет избежать штрафов;
- За вредные или опасные условия организация выплачивает компенсации, большие выплаты в ПФР и ФСС, а при улучшении условий труда – эти деньги уже не нужно отчислять;
- Планирование и проведение мероприятий по улучшению рабочих мест;
- Улучшение условий труда сотрудников;
- Если рабочее место и правда оказалось документально опасным или вредным, то результаты СОУТ позволят правильно выделить СИЗы, распределить компенсации и выплаты;
- Дать руководителю общее понимание условий труда твоих сотрудников.
Своевременное и грамотное проведение СОУТ позволит достичь всех указанных целей: сэкономить деньги, улучшить условия для своих работников и соблюсти букву закона.
Кто должен проводить
Федеральный закон определяет список тех, кто должен проводить специальную оценку условий труда, а кто может этого не делать. Многие компании задаются вопросом – в каких организациях проводится СОУТ? Ответ прост – специальную оценку условий труда проводят большинство фирм. СОУТ должны проводить все юридические лица и индивидуальные предприниматели, которые имеют рабочие места и хотя бы одного работника.
Вредные предприятия, организации с опасными условиями труда, кафе и рестораны также должны организовать спецоценку, но по особым условиям и немного другому алгоритму действия. Для всех остальных компаний наличие актуальной и действительной СОУТ можно проверить, зная ИНН и ОГРН искомой компании.
Кто может не проводить
В некоторых ситуациях спецоценка не проводится. Например, если ИП работает в одиночку и у него нет наемных работников, то и условия их работы проверять не нужно. Другой случай – если все сотрудники компании работают удаленно. При таком формате работы рабочее место не предполагается, соответственно – как провести СОУТ в организации без рабочих мест? И последний вариант, при котором можно не думать о СОУТ – работа в качестве физического лица. Если Вы, например, как физическое лицо оплачиваете труд своего помощника, то его рабочее место можно не проверять.
Кто проводит СОУТ
Компания не может сама провести СОУТ – для этого нужны не только особые знания, но и специальные разрешения от государства – аккредитация. Задача руководителя – выбрать правильную и надежную организацию и не препятствовать их работе.
Требования к организации, проводящей СОУТ
Чтобы выбрать грамотную организацию, нужно понимать – какие организации должны проводить СОУТ, а какие не имеют право проводить спецоценку.
Требования к организации, проводящей СОУТ:
- Должна быть специальная аккредитация, наличие которой можно проверить на сайте Минтруда;
- Среди сотрудников этой компании должно быть как минимум 5 экспертов, каждый из которых имеет право проводить СОУТ;
- Один из этих экспертов должен иметь высшее образование по указанным в ФЗ специальностям;
- Как вся организация, так и каждый эксперт должны быть непредвзяты: не работать чиновником в той же сфере, что и сфера компании, не иметь родственников или финансовых партнеров в проверяемой компании;
- При выборе компании следует учесть время ее работы на рынке и отзывы;
- Лучше, если у проверяющей компании будет собственная лаборатория, имеющая все необходимое оборудование.
Контроль за соблюдением всех этих требований поможет выбрать надежную компанию, которая грамотно проведет СОУТ, составит все необходимые документы и поможет Вам своевременно и с первого раза подать декларацию, а также даст рекомендации по улучшению условий работы сотрудников.
Обязательства работодателя
Для соблюдения всех формальностей и результативной специальной оценки условий труда фирме требуется не только найти надежную компанию, но и предоставить все необходимые сведения, своевременно подготовить все документы и содействовать при спецоценке.
Обязательства работодателя:
- Предоставить все необходимые сведения о рабочих местах и условиях на них;
- Если сотрудники или сам руководитель может предложить улучшения условий работы, то подготовить проекты этих улучшений или обсудить с сотрудниками ГК ТехноПроф возможность улучшить условия труда еще до проведения оценки;
- Быть открытым к обсуждению всех вопросов, касающихся безопасного труда сотрудника, не замалчивать спорные моменты;
- Дать каждому работнику всю необходимую информацию по СОУТ на его рабочем месте;
- Улучшить условия на местах работы;
- Своевременно подготовить необходимые документы.
Соблюдение обязательств обеими сторонами позволит без задержек и возвратов документов пройти все этапы СОУТ.
Права работодателя и работника по итогам спецоценки
Каждая сторона – сотрудник, руководитель, проводящая СОУТ компания – имеют какие-то права и обязанности. Начнем с перечня прав.
Права работодателя
Руководитель имеет право потребовать у проводящей СОУТ компании все необходимые ему разъяснения, а также обоснования полученных результатов. Также работодатель может попросить перечень и тексты нормативов, показатели из которых измерялись.
Если сведения кажутся недостоверными, нарушены условия измерения или данные не полностью занесены в отчетность – фирма может обжаловать спецоценку и потребовать от компании провести ее повторно. Руководитель компании также имеет право проследить, что компания, проводящая СОУТ, внесла данные в информационную учетную систему.
Права работника
Работник имеет право находиться на своем рабочем месте во время проверки, добавлять в перечень проверяемых те факторы, которые, по его мнению, вредные и присутствуют на рабочем месте. Если измерение по мнению работника, не соответствуют реальности, то он может обжаловать результаты для своего места работы как во время утверждения результатов проверки, так и после утверждения – можно подать жалобу работодателю или в профсоюз.
Классы условий труда
На основании оценки каждому рабочему месту присуждается один из классов условий труда. Для руководителя наиболее желательны 1 и 2 класс: оптимальные и допустимые условия труда соответственно. При присуждении этих классов не надо делать отчисления в фонды, выдавать СИЗы или другие компенсации сотрудникам.
Но на многих производствах класс условий труда у сотрудников будет не ниже 3, а иногда и 4. Это вредные и опасные условия труда соответственно. При таком классе нужно не только совершать отчисления в ФСС и ПФР, но и выдавать работникам СИЗы, униформу, молоко, сокращать время работы и начислять дополнительные выплаты.
Что должен сделать владелец фирмы при проведении СОУТ
Проведение СОУТ несет в себе две цели: сделать рабочие места безопасными и удовлетворить всем требованиям закона. Именно поэтому, на каких бы рабочих местах ни проводился СОУТ, компания несет обязательства не только перед государственными органами, но и перед своими подчиненными.
Обязательства перед работниками
Каждому сотруднику важно работать в безопасном месте, чтобы гарантированно не получить травму и не заработать профессиональное заболевание.
При проведении СОУТ работодатель имеет следующие обязательства перед своими работниками:
- Разъяснить все детали грядущей оценки;
- Выслушать жалобы и предложения по улучшению условий на рабочих местах;
- Ознакомить с результатами оценки;
- Обеспечить полагающимися СИЗами, формой, компенсациями и так далее;
- Если это требуется – внести сведения об условиях труда в трудовой договор;
- При наличии жалоб на условия труда провести внеплановую СОУТ.
Соблюдение всех этих обязательств позволит избежать жалоб сотрудников в трудовую инспекцию и других негативных последствий. Работник же с большой вероятностью получит более качественные условия труда.
Обязательства перед государственными органами
Вторая цель фирмы – избежать штрафов, правильно все оформить и вовремя сдать.
Обязательства работодателя перед государственными органами:
- Вовремя подать декларацию, подготовить нужные приказы, договоры и другие необходимые документы;
- Своевременно проводить СОУТ, в том числе внеплановые;
- Оформить и вовремя делать отчисления в пенсионный и социальный фонд;
- Подготовиться к проверкам трудовой инспекции.
Руководитель должен понимать, в каких случаях проводится СОУТ, какую отчетность нужно готовить и как улучшить условия работы, чтобы сэкономить.
Как часто проводить и сколько действует СОУТ
Какова периодичность проведения СОУТ, какой срок действия результатов СОУТ и сколько времени занимает оценка – самые популярные вопросы. Изначально компания должна провести специальную оценку условий труда в течение 12 месяцев после регистрации.
Результаты СОУТ действительны 5 лет, но они продляются при условии неизменности перечня мест работы и условий на них. При изменении рабочих условий или добавлении нового места нужно провести внеплановую СОУТ: при проверке можно получить штраф за отсутствие сведений о СОУТ конкретного места или несоответствие сведений.
В какие сроки проводится спецоценка
Проведение СОУТ тоже занимает какое-то время, рекомендуется на его проведение закладывать около месяца. Срок может варьироваться, поэтому Вы можете уточнить у менеджера ГК ТехноПроф примерный срок с учетом количества рабочих мест в Вашей компании и условиях на них.
В каких случаях проводится внеплановая СОУТ
Даже если срок действия декларации еще не подошел к концу, может понадобиться провести СОУТ.
В каких случаях проводится внеплановая СОУТ:
- Изменились условия на рабочем месте;
- Добавилось новое рабочее место;
- Компания переехала в новый офис;
- Условия ухудшились;
- На производстве изменились рабочие места или процессы;
- Сотрудники жалуются на условия труда, ухудшение условий или несоответствие их заявленным при спецоценке;
- Нарушение на рабочем месте, выявленное сотрудником из инспекции труда при проверке;
- Произошел несчастный случай;
- Зафиксирован случай профессионального заболевания.
В любом из этих случаев нужно незамедлительно провести внеплановую СОУТ. При переезде или изменении условий работы дается год на проведение спецоценки, а вот после замечания инспектора, аварии и заболевания сотрудника – полгода.
Ответственность за непроведение
Можно ли не проводить специальную оценку условий труда? За отсутствие СОУТ, несвоевременное проведение спецоценки или нарушения при ее проведении полагается штраф. Это административное правонарушение.
Размер штрафов за непроведение, пропуск сроков или неправильное оформление документов:
- Должностное лицо должно выплатить до 10 тысяч рублей;
- Юридическое лицо должно выплатить до 80 тысяч рублей.
Но штраф не освобождает от необходимости провести СОУТ и улучшить условия работы своих подчиненных.
Порядок проведения оценки условий труда
Чтобы гарантированно не ошибиться при проведении СОУТ, соблюдайте указанный ниже порядок действий.
Приказ о создании комиссии
Какие документы нужны для проведения СОУТ? Для начала процесса нужно издать приказ о создании комиссии. В приказе указываются сведения о компании, необходимость СОУТ, сроки ее проведения, график, а также состав комиссии.
Число членов комиссии всегда нечетное, а вот количество участников зависит от размера компании. Председатель – руководитель компании или подразделения, в состав входит специалист охраны труда, сотрудник профсоюза. Точный перечень членов комиссии определяет руководитель и закрепляет список в приказе.
Определение количества рабочих мест
Вторым этапом руководитель совместно с комиссией должен определить количество рабочих мест. Важно учесть аналогичные места, среди которых можно измерить только одно, а также пустующие места. Но при найме новых работников пустующие места надо будет оценить, то есть провести внеплановую СОУТ.
Чтобы правильно определить количество рабочих мест: не переплатить и при этом не пропустить ни одно рабочее место, лучше воспользоваться услугами профессионалов. ГК ТехноПроф – проверенная временем, надежная компания. Мы полностью сопроводим Вас при проведении СОУТ, поможем не переплачивать и при этом ничего не упустить.
Договор с аккредитованной организацией
После составления перечня рабочих мест, важно выбрать надежную аккредитованную компанию по проведению СОУТ, соответствующую всем требованиям, и заключить с ними договор.
Гражданско-правовой договор должен содержать следующие разделы:
- Виды оказываемых услуг и проводимых работ;
- Сроки выполнения каждого вида работ;
- Стоимость услуг, способ и сроки оплаты;
- Права и обязанности сторон;
- Ответственность за нарушение пунктов договора.
Каждый пункт договора составляется в соответствии с особенностями Вашей организации, обратитесь к нашим менеджерам, чтобы составить договор.
Идентификация и измерение факторов
Проводящая оценку компания получает список, на какие места проводится СОУТ, и подготавливает перечень потенциально возможных вредных факторов, а также способов их измерения. Нам понадобится штатное расписание, график работы и продолжительность смен всех сотрудников, их СНИЛСы и фото рабочего времени. Мы попросим документы на оборудование, автомобили и технику, а также результаты производственного контроля.
На основании подготовленных материалов, компания проводит измерения на каждом рабочем месте, а потом – обрабатывает результаты измерений в аккредитованной лаборатории. Каждому месту присуждается один из классов условий труда.
Создание и утверждение отчета СОУТ
Все сведения о проверке собираются в отчет СОУТ. С отчетом обязаны ознакомиться все члены комиссии в течение 30 дней с момента его получения. Срок может быть длиннее, если кто-то из членов комиссии был в отпуске или командировке, но нужно предоставить документальные подтверждения.
Подача декларации
На все места подается декларация соответствия. Она заполняется в форме, которую утверждает Министерство Труда. Ее нужно в течение 30 рабочих дней отправить в министерство: физическую или электронную копию. Как правильно составить декларацию и не пропустить сроки ее подачи, Вам подскажут наши специалисты.
Ознакомление работников с результатами СОУТ
В то же время, руководитель должен ознакомить всех сотрудников с результатами оценки на его рабочем месте. Это делается под роспись в течение 30 дней. Если сотрудник не соглашается с результатами, то придется проводить внеплановую СОУТ: именно поэтому важно честно проводить оценку, не занижая и не завышая класс.
Внесение результатов спецоценки в трудовой договор
Если речь идет об вредных и опасных условиях труда, то сведения об этом, а также условия компенсаций, надбавок и увеличенной длительности отпуска должны быть включены в пункты трудового договора на соответствующие должности.
Публикация на официальном сайте, информирование ФСС и приказ о завершении проверки
Результаты СОУТ обязательно должны быть опубликованы на сайте компании, если сайт в принципе есть. Нужно опубликовать ведомость, а также план действий по улучшению условий для каждого сотрудника и компании в целом.
Проведение СОУТ – требование закона, которое каждая компания обязана исполнять. СОУТ имеет право проводить только аккредитованная организация, если Вы выбираете ГК ТехноПроф, то мы возьмем все на себя: не только проведем непосредственно измерения и подготовим отчет, но и поможем соблюсти все требования закона с момента утверждения приказа о проведении СОУТ и до момента включения данных об оценке в трудовые договоры и на сайт компании.
